Giấy tờ được cấp tại Việt Nam như bằng đại học, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp … khi bạn muốn nộp cho các cơ quan ở Hàn Quốc thì văn bản phải được dịch sang tiếng Hàn hoặc Anh và công chứng. Một số cơ quan yêu cầu phải dịch sang tiếng Hàn mà không chấp nhận tiếng Anh.
Tùy theo loại thủ tục, visa ở Hàn Quốc và loại giấy tờ được cấp ở Việt Nam mà bạn có thể được cục xuất nhập cảnh hoặc các cơ quan ở Hàn Quốc yêu cầu chứng thực với các mức độ khác nhau: dịch công chứng hoặc chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.
Ví dụ:
1. Nếu nộp hồ sơ visa F-3, thăm thân F-1 hay C-3, giấy khai sinh hay đăng ký kết hôn chỉ cần dịch công chứng sang tiếng Hàn hoặc tiếng Anh tại các phòng tư pháp ở các quận huyện, hoặc các trung tâm dịch thuật là có thể được đại sứ quán/lãnh sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam hoặc văn phòng xuất nhập cảnh (출입국관리사무소 – Immigration Office) tại Hàn Quốc chấp nhận.
2. Khi đổi bằng lái xe từ Việt Nam sang bằng Hàn Quốc, chỉ cần dịch bằng lái xe Việt Nam sang tiếng Anh hoặc Hàn có dấu của Đại sứ quán Việt Nam là được chấp nhận.
3. Khi thêm tên người thân vào bảo hiểm y tế quốc dân 국민건강보험 thì giấy chứng nhận quan hệ phải được dịch sang tiếng Hàn, đóng dấu Bộ Ngoại giao/Sở ngoại vụ TPHCM trong vòng 9 tháng.
4. Tuy nhiên, nếu nộp hồ sơ visa định cư F-5 hay cư trú dài hạn F-2-3 thì lý lịch tư pháp phải được chứng nhận lãnh sư/hợp pháp hóa lãnh sự mới được Văn phòng xuất nhập cảnh (출입국관리사무소 – Immigration Office) tại Hàn Quốc chấp nhận.
Sau đây, Hội nhập Hàn Quốc sẽ trình bày thủ tục chi tiết các bước để chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự 1 giấy tờ được cấp ở Việt Nam để sử dụng ở Hàn Quốc.
I. TỔNG QUAN:
Chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự, tên tiếng Anh là Legalization, tiếng Hàn là 영사확인 là quá trình chứng thực hoặc xác nhận một tài liệu pháp lý được cấp bởi nước A được hệ thống pháp luật nước B xem nó với hiệu lực pháp luật đầy đủ.
* Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
* Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
II. QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN/HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
BƯỚC 1. DỊCH CÔNG CHỨNG SANG TIẾNG HÀN HOẶC ANH.
Nên dịch sang tiếng Anh hoặc Hàn tại các Sở tư pháp, phòng tư pháp địa phương chứ không nên dịch ở các trung tâm dịch thuật bên ngoài. Chi phí khoảng 100,000 VNĐ và mất 1~2 ngày.
BƯỚC 2. CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ
a. CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ:
* Cách thức thực hiện: 1 trong 2 cách sau
– Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính
– Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến 1 trong 2 địa chỉ ở dưới: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.
– Tại Hà Nội: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình.
– Tại thành phố Hồ Chí Minh: Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1.
* Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ hai đến thứ sáu và sáng thứ bảy, trừ các ngày lễ, Tết.
b. THỦ TỤC GIẤY TỜ:
Hồ sơ bao gồm:
– Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự. In tại đây.
– 01 bản copy chứng minh nhân dân (ở Việt Nam) hoặc hộ chiếu.
– 01 bản chính và 01 bản copy giấy tờ đã được dịch công chứng ở bước 1.
* Lệ phí: 30.000 VNĐ/bản/lần
* Nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện thì nộp thêm 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
* Trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản copy giấy tờ, tài liệu này.
c. THỜI HẠN VÀ KẾT QUẢ:
* Thời hạn giải quyết:
– 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
– Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
* Kết quả: bản dịch sẽ được dán tem chứng nhận lãnh sự như sau:
Lưu ý: Tại Hà Nội, đối với hồ sơ Lý lịch tư pháp, Giấy tình trạng hôn nhân, Giấy khám sức khỏe: Yêu cầu có tem đóng dấu hợp pháp hóa của Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao VN trên cả bản gốc của 3 giấy tờ trên, và photo bản gốc đã được hợp pháp hóa.
Giấy tờ sau bước này có thể sử dụng tại Đại sứ Hàn Quốc tại Hà Nội hoặc Lãnh sự quán Hàn Quốc tại TpHCM.
BƯỚC 3. HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
Bước cuối cùng có thể làm tại Đại sứ quán/Lãnh sứ quán Hàn tại Việt Nam hoặc tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc. Tùy theo điều kiện nào thuận lợi hơn thì bạn nên chọn làm ở đó.
Về lý thuyết, hợp pháp hóa lãnh sự ở hai nơi dưới đây đều có giá trị pháp lý như nhau. Tuy nhiên, do quy trình làm việc khác nhau, hiện nay rất nhiều VP Xuất nhập cảnh (Immigration Office) tại Hàn Quốc, kể cả Seoul Immigration Office, không tin tưởng giá trị bản Hợp pháp hóa lãnh sự do Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc cấp nên yêu cầu nộp bản Hợp pháp hóa lãnh sự do ĐSQ hay LSQ Hàn Quốc tại Việt Nam.
A. HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI ĐSQ/LSQ HÀN QUỐC VIỆT NAM:
a. NƠI NỘP HỒ SƠ VÀ LỆ PHÍ:
– Tại Hà Nội: Phòng lãnh sự – Đại sứ quán Hàn Quốc, địa chỉ: tầng 7 tòa nhà Charmvit 117 Trần Duy Hưng.
– Tại thành phố Hồ Chí Minh: Phòng lãnh sự- LSQ Hàn Quốc tại Việt Nam, tầng 3, số 107 Đường Nguyễn Du, Quận 1.
* Lệ phí: 4$/bản cần hợp pháp hóa lãnh sự
* Thời gian thu hồ sơ: Buổi sáng từ 9h đến 12h các ngày trong tuần từ thứ 2~6
* Thời gian xử lý hồ sơ: 1 ngày.
* Thời gian trả kết quả hồ sơ: Các ngày trong tuần từ thứ 2~6. Buổi chiều 2h-4h.
b. THỦ TỤC GIẤY TỜ:
– Bản dịch đã được chứng nhận lãnh sự ở bước 2.
– Bản photo của bản dịch trên.
– 01 Bản Photo của CMND hoặc Hộ Chiếu
– Bản gốc của tất cả các giấy tờ trên (bao gồm các giấy tờ cần hợp pháp hóa và các giấy tờ tùy thân đi kèm để chứng minh).
– Bản photo của bản gốc học bạ, bằng cấp (01 bản mỗi giấy tờ)
*** Trường hợp giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự là học bạ thì cần nộp:
– Bản photo của bản gốc học bạ, bằng cấp (01 bản mỗi giấy tờ)
– Trước khi nộp hồ sơ phải xin giấy xác nhận của nhà trường đã từng học ( xem cụ thể bên dưới về hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp). Khi nộp hồ sơ mà không có giấy xác nhận của nhà trường sẽ không được thu hồ sơ.
Tại Hà Nội:
– Người đứng tên hồ sơ nộp trực tiếp
– Trong trường hợp nộp hộ:
+ Người nộp hộ có quan hệ thân nhân (bố mẹ, vợ chồng, con,…có cùng sổ hộ khẩu) với chủ hồ sơ: 01 bản Photo CMT của người nộp hộ, 01 bản Photo Sổ hộ khẩu hoặc Giấy khai sinh hoặc Giấy kết hôn.
+ Đại sứ quán không chấp nhận các trường hợp nộp hộ mà không chứng minh được quan hệ thân nhân bằng giấy tờ hợp lệ.
+Bản gốc của tất cả các giấy tờ trên (bao gồm các giấy tờ cần hợp pháp hóa và các giấy tờ tùy thân đi kèm để chứng minh)
Tại TpHCM:
– Người đứng tên hồ sơ nộp trực tiếp
– Nộp hộ: Bất kỳ người nào cũng có thể nộp thay với giấy ủy quyền như sau:
+ Tải giấy ủy quyền bằng tiếng Hàn và điền đầy đủ thông tin.
+ Công chứng tại 1 văn phòng luật sư ở Hàn Quốc (lệ phí khoảng 3,000 KRW)
Lưu ý: Tại ĐSQ Hàn Quốc tại Hà Nội, người nhà với giấy tờ chứng minh quan hệ (hộ khẩu/khai sinh/đăng ký kết hôn) có thể nộp giúp. Tại LSQ Hàn Quốc tại TpHCM người nhà với giấy tờ chứng minh quan hệ (hộ khẩu/khai sinh/đăng ký kết hôn) không thể nộp thay.
B. HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI ĐSQ VIỆT NAM tại HÀN QUỐC:
– Lệ phí: 10 USD /1 bản
– Nếu lấy nhanh trong ngày thì phí sẽ là 150% tức 15 USD/1 bản.
– Lưu ý: Hiện nay một số VP Xuất nhập cảnh (kể cả Seoul) không chấp nhận bản Hợp pháp hóa tại ĐSQ Việt Nam tại Hàn Quốc mà yêu cầu phải nộp bản Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ hoặc LSQ Hàn Quốc tại Việt Nam.
III. CHÚ Ý:
– Tại Hà Nội, đối với hồ sơ Lý lịch tư pháp, Giấy tình trạng hôn nhân, Giấy khám sức khỏe: Đại sứ quán Hàn Quốc yêu cầu có tem đóng dấu hợp pháp hóa của Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao VN trên cả bản gốc của 3 giấy tờ trên, và photo bản gốc đã được hợp pháp hóa. Tại TpHCM, lãnh sự quán Hàn Quốc chỉ yêu cầu có tem trên bản dịch mà thôi.
– Tại Hà Nội, Khi đến xin hợp pháp hóa lãnh sự về Học bạ và Bằng tốt nghiệp phổ thông các cấp (ngoại trừ Bằng đại học/cao đẳng/ trung cấp…) phải nộp kèm theo Giấy xác nhận bằng cấp đó từ cơ quan cấp bằng, ví dụ là từ trường PTTH, CĐ, ĐH. Cụ thể như sau:
ĐỂ ĐẨY NHANH TIẾN ĐỘ XỬ LÝ HỒ SƠ, KHI HỌC SINH NỘP HỒ SƠ CẦN KÈM THEO NHỮNG GIẤY TỜ SAU:
1. ĐỐI VỚI HỒ SƠ HỌC VÀ BẰNG TỐT NGHIỆP CẤP 1,2,3:
– GIẤY XÁC NHẬN CỦA NHÀ TRƯỜNG VỀ :
+SỐ HIỆU BẰNG TỐT NGHIỆP+SỐ VÀO SỔ CẤP BẰNG+ NĂM TỐT NGHIỆP
+ SỐ HỌC BẠ
+ BẢNG ĐIỂM KẾT QUẢ HỌC TẬP ĐẦY ĐỦ CÁC NĂM HỌC.-
TRƯỜNG HỢP CHƯA CÓ BẰNG TỐT NGHIỆP THÌ TRÊN GIẤY XÁC NHẬN CẦN CÓ ĐIỂM THI TỐT NGHIỆP VÀ NĂM TỐT NGHIỆP.
2. ĐỐI VỚI HỒ SƠ BẰNG ĐẠI HỌC( CAO ĐẲNG, NGHỀ) VÀ BẢNG ĐIỂM :-
BAO GỒM:
+ GIẤY XÁC NHẬN SINH VIÊN( ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP CHƯA TỐT NGHIỆP)
+ GIẤY XÁC NHẬN TỐT NGHIỆP NÊU RÕ : SỐ HIỆU BẰNG+ SỐ VÀO SỔ CẤP BẰNG+ NĂM TỐT NGHIỆP
+ BẢNG SAO BẢNG ĐIỂM CỦA NHÀ TRƯỜNG CẤP.
GIẤY XÁC NHẬN PHẢI ĐƯỢC CHO VÀO PHONG BÌ CÓ NIÊM PHONG DẤU NHÀ TRƯỜNG( GIẤY XÁC NHẬN CÓ HIỆU LỰC TRONG VONG 1 THÁNG).
– Về thủ tục tại lãnh sự tại ĐSQ/LSQ Hàn Quốc: Người có hộ khẩu từ Đà Nẵng trở ra nộp tại Đại sứ quán Hàn Quốc tại Hà Nội. Người có hộ khẩu từ Quảng Nam trở vào nộp tại Lãnh sứ quán Hàn Quốc tại thành phố Hồ Chí Minh. Thời gian thu hồ sơ: buổi sáng từ 9h đến 12h các ngày trong tuần từ thú 2~6. Tại Hà Nội, người nhà có thể nộp thay, nộp giấy tờ chứng minh quan hệ (hộ khẩu/giấy đăng ký kết hôn/giấy khai sinh) và Chứng minh nhân dân của người nộp hộ(bản gốc và bản phô tô kèm theo). Tại LSQ Hàn Quốc tại thành phố Hồ Chí Minh, quy định là 9~12h nhưng nên đến trước 11h30.
Hy vọng thông tin trên hữu ích đối với bạn.
- Trường hợp cần hỗ trợ. Các bạn có thể liên hệ công ty dịch thuật công chứng uy tín là Hosotuphap.com để được làm trọn gói, hồ sơ đơn giản và nhanh chóng.